Audyt chronionych dokumentów

                Oprócz możliwości kontroli dostępu do dokumentów, ochrony danych przed edycją i powielaniem, DSS proponuje także inne rozwiaząnia. Poprzez utrzymywanie stałego kontaktu z chronionymi dokumentami, DSS gromadzi informacje odnośnie sposobu ich użytkowania. Uzyskując wgląd w historię działań wykonanych na dokumentach, główny użytkownik systemu DSS może poznać:

– liczbę i rodzaj działań wykonywanych na dokumentach (podgląd, edycja, kopiowanie, druk);

– czas oraz miejsce wykonanych działań,

– szczegóły odnośnie działań niepożądanych, np. próbach „zrzutu ekranu” (print screen) lub „udostępniania ekranu” oraz innych, zablokowanych działaniach.

               Podstawowym celem gromadzenia powyższych informacji, jest ochrona danych zawartych w firmowych dokumentach. Jednakże, w zależności od sposobu wykorzystania tych danych, nasi klienci mogą uzyskać dalsze korzyści. Zgromadzone przez DSS informacje odnośnie obiegu dokumentów oraz działań na nich wykonanych, mogą posłużyć do zmiany organizacji pracy w firmie.

Badając historię działań wykonanych na dokumentach, można szybko i skutecznie zbadać:

– efektywność pracy (stosunek liczby podjętych działań a efektywności i czasu pracy),

– logistykę dokumentów (stworzyć mapę obiegu dokumentów w firmie),

– najskuteczniejsze narzędzia komunikacji w firmie ( np. e-mail, firmowy serwer, zewnętrzne nośniki pamięci, wydrukowane dokumenty, itp.),

– intensywność wymiany dokumentów pomiędzy pracownikami lub działami firmy,

– źródło i natężenie niepożadanych działań na dokumentach (czynności zablokowanych).