1. Jakie formaty plików są obsługiwane?

Każdy moduł DSS posiada inne funkcje i zastosowania. Pośród najczęściej obsługiwanych formatów plików, należy wymienić:

• Pakiet MS Office: .doc,. docx, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx, .rtf, .txt, .xml
• Adobe Acrobat: .pdf
• Pliki graficzne: .jpeg, .bmp, .png, .gif

    2. Czy muszę coś zainstalować na moim komputerze, aby chronić moje dokumenty?

Tak. Nie.

Chcąc chronić dokumenty, można skorzystać z  dwóch typów rozwiązań.

1. Zainstalować DSS Agent – program, który pozwala bardzo wysoki stopień ochrony dystrybuowanych dokumentów.

2. Skorzystać z DSS Agentless Solution – rozwiązania zapewniającego wysoki stopień bezpieczeństwa dokumentów, bez potrzeby instalacji czegokolwiek na komputerze.

Oba rozwiązania posiadają odmienne funkcje i możliwości zastosowania, ale łączy je ta sama gwarancja bezpieczeństwa.

3. Czy odbiorca dokumentów chronionych DSS-em, musi coś zainstalować?

Zależy. Jeżeli korzystasz z rozwiązania instalacyjnego, odbiorca dokumentu także musi posiadać program DSS Agent na swoim komputerze.

Korzystając z DSS Agentless Solution – zarówno nadawca jak i odbiorca dokumentu nie maja potrzeby instalowania żadnego oprogramowania.

4. Czy DSS wymaga zmiany istniejącej infrastruktury informatycznej?

Nie. DSS może obsługiwać wszystkie główne środowiska informatycznych. Jedyne czego potrzeba, to integracja DSS’a za pomocą działu IT w firmie. Dla użytkowników końcowych, korzystanie z DSS-a nie wnosi praktycznie żadnej zmiany do codziennych działań przy komputerze.

5. Jaki wpływ będzie miał DSS na obciążenie ruchu w mojej sieci internetwej?

Praktycznie żadny. Dane, które są wymieniane między klientem a serwerem są bardzo małe (kilka kilobajtów). Ponadto, ta wymiana danych nie jest ciągłym strumieniem, ale ma miejsce tylko wtedy, gdy użytkownik próbuje uzyskać dostęp do dokumentów. DSS, nie spowalnia codziennej pracy użytkowników.

6. Czy po zabezpieczeniu pliku można zdjąć z niego już istniejącą ochronę?

Tak, o możliwości odbezpieczenia decyduje odpowiednia w organizacji osoba lub osoby, które uzyskały prawo decydowania o tym – w większości sytuacji decydują o tym przełożeni pracowników. Szczegółowo, kwestie uprawnień do dokumentów określa polityka bezpieczeństwa firmy.

Korzystającym z DSS, przyznajemy specjalny system zapytań, dzięki któremu pracownik może w bardzo krótkim czasie uzyskać prawo odbezpieczenia pliku, wydruku, czy tez zrobienia zrzutu ekranu. Możliwość modyfikacji uprawnień użtkowników, jest dostępna zdalnie dzięki czemu można ja wykonać w każdym miejscu i o każdej porze.

7. Jaki rodzaj komunikacji jest używany między klientem a serwerem? Jak mogę być pewien, że moje bezpieczeństwo jest tutaj odpowiednio zapewnione?

Komunikacja klient-serwer odbywa się za pośrednictwem bezpiecznego protokołu HTTP (HTTPS) połączenia protokołu. Jest to standardowa metoda, zapewniające bezpieczną komunikację poprzez Internet.

8. Jaki jest standard szyfrowania DSS, stosowany  do ochrony plików?

2 x 256 AES niesymetrycznymi kluczami. Silniejszy klucz szyfrowania jest dostępny na życzenie.

9. Czy mogę wymieniać dane z osobami spoza mojej firmyi?

Tak, DSS pozwala na całkowitą kontrolę nad korzystaniem z treści zabezpieczonych dokumentów. Dzięki temu można się nimi swobodnie dzielić z dostawcami, partnerami biznesowymi, klientami itd.,

Interfejs API, dostarczający mechanizmu importu i eksportu umożliwia integrację z istniejącymi w organizacji systemami zarządzania obiegiem dokumentów (CRM, SCM, etc.). Oznacza to, że DSS będzie działał praktycznie w każdej firmie i każdym systemie.

10. Czy DSS ma dostęp do moich danych?

Nie, zabezpieczone DSS-em dokumenty pozostają na firmowych serwerach i komputerach/ laptopach, w których dokument został utworzony. DSS dba o to, aby stosowana przez firmę polityka bezpieczeństwa dla dokumentów, użytkowników indywidualnych i grupowych była w pełni przestrzegana.

11. Czy dane są przechowywane centralnie?

Nie, dokumenty zabezpieczone DSS-em są przechowywane na pulpitach / laptopach i serwerach plików, na których zostały utworzone. DSS chroni dokumenty, gdziekolwiek one są, jednak sam nigdzie ich nie przenosi.

12. Czy DSS kontroluje dystrybucję i zawartość danych na płytach CD, DVD, na USB, czy w e-mailach, itp.?

Ze względu na stosowaną przez DSSa ochronę na poziomie pliku, wszystkie dokumenty są chronione cały czas na wszystkich możliwych nośnikach danych. Ochrona jest więc przypisana do pliku, a nie do miejsca w którym plik się znajduje. W efekcie DSS pomaga kontrolować wykorzystanie danych, bez względu na to, jak i dokąd zostały one rozdzielone. DSS pozwala na ścisłą kontrolę wykorzystania wszystkich dokumentów chronionych, nawet jeśli były dystrybuowane w sposób niezamierzony. Właściciel dokumentów posiada pewność, że ​​treść dokumentów nie będzie dostępna dla nieuprawnionego odbiorcy.

13. Co wyróżnia DSS-a od innych systemów?

• Kontrola praw do dokumentu zarówno w firmie jak i wtedy, gdy dokumenty opuszczą firmę i znajdują się u klienta, partnera, poddostawcy itp. Tylko uprawniona osoba może otworzyć zabezpieczony przez DSS-a dokument.
• Zapewnienie bardzo wysokiej ochrony treści dokumentów – szczególnie przydatna podczas współpracy Państwa firmy z firmami zewnętrznymi. Dotychczas zapewnienie poufności w kolaboracji projektowej była praktycznie niemożliwa.
• Prostota obsługi systemu, brak potrzeby stałej opieki administratorów IT.
• Duża elastyczność w dostosowywaniu się DSSa do architektury informatycznej dowolnej organizacji.
• Łatwość w dodaniu nowych formatów plików do DSS’a i możliwość stworzenia na tej podstawie unikalnej ochrony wrażliwych dla organizacji danych.
• Zmiana praw do dokumentów może być wykonana w dowolnym momencie, bez konieczności ponownego wysłania dokumentu.
• Stałe rejestrowanie w czasie rzeczywistym wszelkich operacji wykonywanych na zabezpieczonych plikach.
• Możliwość odcięcia użytkownika w dowolnym czasie od wszystkich zabezpieczonych DSSem dokumentów np. w przypadku gdy pracownik/partner przejdzie do konkurencji lub standardowo zakończy stosunek pracy.

14. Jakie systemy operacyjne są obsługiwane?

DSS może być obecnie stosowany na wszystkich głównych wersjach systemów operacyjnych Windows.

15. Co zrobić, jeśli chcę zmienić uprawnienia do dokumentu, po jego wysłaniu? Czy muszę ponownie wysłać dokument?

Nie, to jest to, co m.in. wyróżnia DSS-a. Jeśli potrzebujesz wprowadzić zmianę w prawach dostępu do dokumentów dla danego użytkownika, np. aby nadać użytkownikowi nowe prawa, wystarczy zalogować się do panelu administracyjnego (DSS Manager). Wprowadzone tam zmiany zostaną automatycznie uaktualnione i wprowadzone.

16. Jakie są wymagania systemowe dla DSSa?

DSS działa na standardowych systemach, bez specjalnych wymagań dla sprzętu lub oprogramowania. Wymagania systemowe są następujące:

Dla każdego z dwóch elementów Systemu DSS istnieją inne wymagania systemowe:

Wymagania systemowe dla bezpiecznych plików DSS Server

Serwer z Pentium Dual Core Processor 2,4 GHz, 2 GB RAM, 40 GB HDD, system operacyjny Windows Server z najnowszym dodatkiem Service Pack, J2EE zgodny serwer WWW, baza danych PostgreSQL. Wymagania systemowe na serwerze mogą się różnić od obciążenia i wykorzystania w firmie.

Wymagania systemowe dla DSS Agent (klienta)

512 MB pamięci RAM, procesor Pentium 4, system operacyjny Windows XP lub Windows Vista z najnowszym dodatkiem Service Pack

Microsoft Office 2007, 2010, 2013, 7, 8 i wkrótce 10.

17. Czy DSS blokuje także programy mogące robić zrzuty ekranu?

Tak, DSS może uniemożliwić zrobienie zrzutu ekranu nie tylko za pomocą klawisza Print Screen, ale także blokując wszystkie programy działające jak klawisz Print Screen oraz wszystkie programy filmujące pracę na ekranie jak np. Camtasia oraz blokuje możliwość WebCastów, a więc zdalne udostępnianie ekranów np. za pomocą Skype czy Team Viewera.

18. Czy DSS działa także w trybie offline?

Praca w trybie offline stanowi ważną funkcjonalność. DSS umożliwia to i udostępnia dwa tryby naliczania czasu offline oraz dwa tryby dyspozycji prawami do dokumentów.

19. Czy mogę otworzyć chroniony dokument Word bezpośrednio w MS Word?

Tak, ale użytkownik musi być zalogowany do DSS-a i posiadać uprawnienia do otwarcia pliku. Tylko wtedy dany dokument otworzy się automatycznie w Wordzie, tak jak każdy inny plik  – podobnie w Excelu, Power Poincie itp.